【2026年版】Excel関数入門！初心者が最初に覚えるべき基本関数10選と実務活用例

「Excelの関数って難しそう…」「どれから覚えればいいかわからない」——そんなお悩みを抱えていませんか?

実は、Excelには500種類以上の関数が用意されていますが、日常業務の大半はたった10種前後の関数でカバーできます。さらに言えば、SUM・IF・VLOOKUPの3つを使えるようになるだけで、多くの方の仕事スピードは劇的に変わります。

この記事では、次の3点をわかりやすく解説します：

• 初心者が最初に覚えるべき関数の優先順位と全体マップ
• 各関数の使い方と実務での具体的な活用例
• 関数を効率よく身につける学習方法の選び方（独学 vs パソコン教室）

Excelを仕事で使い始めたばかりの方、独学でつまずいた経験のある方、事務職への転職を目指している方にとって、即戦力になる内容をお届けします。

Excel関数を使うと仕事がどれくらい変わる?

手作業との差を体感——関数「あり」vs「なし」の比較

たとえば、100名分の月間売上データの合計を出す作業を想像してみてください。

関数なしの場合、各セルの数値を電卓で叩くか、手入力でひとつずつ足し算をしていきます。時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高まります。

一方、SUM関数を使えば「=SUM(B2:B101)」と入力するだけで、一瞬で正確な合計が求められます。入力ミスもなく、後からデータが更新されても自動で再計算されます。

Excel関数を使いこなすことで、主に次の2つの価値が生まれます：

• 時間の削減：繰り返しの集計・検索作業が数秒で完了
• ミスの防止：手入力によるヒューマンエラーをほぼゼロにできる

Excelには500種以上の関数がある——でも全部は覚えなくていい

Excelには非常に多くの関数が搭載されています。Microsoftの公式サポートページでは関数の一覧や使い方を確認できます。

しかし、全部を覚える必要はまったくありません。職種や業務内容によって使う関数は変わりますが、初心者がまず押さえるべき「基本の10選」を習得するだけで、事務・営業・管理など多くの職種の日常業務に対応できます。

「必要になったとき、必要な関数だけ調べて使う」がExcelの正しいアプローチです。まずは使用頻度の高い関数から確実に身につけていきましょう。

初心者が最初に覚えるべき関数の全体マップ（優先順位つき）

この記事で紹介する10の関数を、習得すべき順番に3段階に分けました。以下の「地図」を頭に入れておくと、学習がスムーズに進みます。

順番通りに進める必要はありませんが、Lv.1をある程度使えるようになってからLv.2に進む流れが、多くの方にとってつまずきが少ない方法です。

まず覚えたい！集計・計算の基本関数3選

① SUM（サム）——合計を一瞬で計算する最頻出関数

ExcelでもっともよくつかわれるのがSUM関数です。指定した範囲の数値をすべて合計します。

構文：=SUM(合計したい範囲)

実務の使用例：

• 月間の売上合計を1行で算出する（例：=SUM(B2:B31)）
• 各部門の経費の総計を自動更新できる形で管理する
• 請求書の明細金額を自動集計する

時短テクニック：合計を入れたいセルを選択してAlt+=（AutoSumショートカット）を押すと、範囲を自動判定してSUM関数を挿入してくれます。マウス操作よりも素早く入力できるため、ぜひ活用してください。

② AVERAGE（アベレージ）——平均値を求めて数値を俯瞰する

AVERAGE関数は、指定した範囲の数値の平均値を求めます。合計だけでなく「全体の傾向を把握したい」場面で活躍します。

構文：=AVERAGE(平均を求めたい範囲)

実務の使用例：

• 月ごとの売上平均を算出し、目標との乖離を把握する
• アンケートの満足度スコアの平均を集計する
• 社員の残業時間の月平均を管理する

SUMが「全体の量」を見るのに対し、AVERAGEは「平均的な水準」を把握するときに使います。データの傾向を分析する際はセットで使うことが多い関数です。

③ COUNT系（カウント）——データ件数を数える2つの使い方

データの「件数」を数えたいとき、用途に応じてCOUNTとCOUNTAを使い分けます。

COUNT：数値が入力されているセルの個数を数える
構文：=COUNT(範囲)　例：=COUNT(C2:C100)

COUNTA：空白以外のセルの個数を数える（文字・数値どちらも対象）
構文：=COUNTA(範囲)　例：=COUNTA(D2:D100)

使い分けの目安：

• 数値データ（売上金額、点数など）の件数 → COUNT
• 名前・部署名など文字が混在するデータの件数 → COUNTA

実務の使用例：出欠確認シートで「出席」と入力されたセルの数を数えたり、応募フォームで受付済みの件数を集計したりするケースでよく使われます。

仕事で差がつく！条件・検索系の実務関数4選

④ IF（イフ）——「もしAならB、そうでなければC」の条件分岐

IF関数は、「ある条件を満たしているかどうか」によって異なる値を返す関数です。実務で非常によく使う、必須の関数です。

構文：=IF(条件式, 条件が真の場合の値, 条件が偽の場合の値)

実務の使用例：

• 売上が目標値以上なら「達成」、未満なら「未達」と表示する
  例：=IF(B2>=100000, "達成", "未達")
• 点数が60点以上なら「合格」、それ以下なら「不合格」と判定する
• 在庫数が10個以下になったら「要発注」と自動表示する

初心者へのアドバイス：IFの中にIFを入れる「ネスト」は条件が複雑になりがちです。まずは1段階の単純なIF関数で十分です。慣れてきたらIFS関数（複数条件を順番にチェックできる関数）への移行も検討してください。

⑤ VLOOKUP & XLOOKUP——別の表からデータを自動で引っ張る

VLOOKUP（ブイルックアップ）は、別のリストやデータベースから条件に一致する値を自動取得するための関数です。Excelの中でも特に実務で使用頻度が高い関数のひとつです。

VLOOKUPの構文：
=VLOOKUP(検索値, 検索範囲, 返す列番号, 検索方法)

実務の使用例：

• 商品コードを入力すると、商品名・単価が自動で表示される請求書の作成
• 社員番号を入力すると、氏名・部署が自動入力される名簿管理

VLOOKUPとXLOOKUP、どちらを覚えるべきか

XLOOKUP関数の詳しい使い方は、MicrosoftのXLOOKUP関数公式ドキュメントで確認できます。

⑥ IFERROR（イフエラー）——エラー表示を「見やすく」変換する

IFERROR関数は、数式の結果がエラーになった場合に、指定した値を代わりに表示する関数です。特にVLOOKUPと組み合わせて使われることが多く、「#N/A」などの見づらいエラー表示をすっきりさせるために活用します。

構文：=IFERROR(計算式, エラーの場合に表示する値)

実務の組み合わせ例：
=IFERROR(VLOOKUP(A2, 商品リスト, 2, FALSE), "データなし")

これにより、VLOOKUPで一致するデータが見つからない場合でも「#N/A」ではなく「データなし」と表示され、表が格段に読みやすくなります。

⑦ SUMIF（サムイフ）——条件を絞って合計する集計の定番

SUMIF関数は、特定の条件を満たすセルだけを合計する関数です。SUM関数が「範囲内すべての合計」なのに対し、SUMIFは「条件に合うものだけ」を集計できます。

構文：=SUMIF(条件を探す範囲, 条件, 合計を求める範囲)

実務の使用例：

• 複数部署の売上データから「営業部だけの合計」を取り出す
  例：=SUMIF(B2:B100, "営業部", C2:C100)
• 商品カテゴリ別の売上合計を自動集計する
• 特定の担当者の売上のみを合算する

複数の条件を組み合わせたい場合は、SUMIFS関数（「SUMIF」の複数条件版）を使うと対応できます。まずSUMIFをマスターしてから、必要に応じてSUMIFSに進むとスムーズです。

さらに使える！覚えると便利な関数3選

⑧ COUNTIF（カウントイフ）——条件に合うセルを数える

COUNTが「数値が入っているセルの個数」を数えるのに対し、COUNTIFは「特定の条件を満たすセルの個数」を数えます。

構文：=COUNTIF(範囲, 条件)

実務の使用例：

• 顧客リストから「Aランク」の顧客が何件あるか数える
  例：=COUNTIF(D2:D100, "Aランク")
• 研修出欠表で「欠席」と入力されたセルの件数を集計する
• 売上データで「目標達成」の件数を素早く把握する

⑨ MAX / MIN——最大値・最小値を瞬時に把握する

MAX関数は指定範囲の中で最も大きな値を、MIN関数は最も小さな値を取得します。シンプルながら実務でよく活用される関数です。

構文：=MAX(範囲)　／　=MIN(範囲)

実務の使用例：

• 月間で最高売上を記録した日付の特定（MAXで最大売上金額を取得）
• 複数支店の売上比較で最も高い・低い支店を即座に把握
• 仕入れコストの最小値を確認して価格交渉の参考値にする

⑩ TEXT（テキスト）——数値の表示形式を自在に変える

TEXT関数は、数値や日付を指定した書式の文字列に変換する関数です。「データの見た目を整えたい」ときに活躍します。

構文：=TEXT(値, 表示形式)

実務の使用例：

• 日付セルから曜日を取り出す：=TEXT(A2, "aaa") → 「月」「火」…と表示
• 数値に「¥」や桁区切りをつけて文字列として管理する
• 「20250101」のような数値を「2025年01月01日」の形式に変換する

独学とパソコン教室、どちらで学ぶと効率的?

Excel関数を身につける方法は大きく「独学」と「パソコン教室」の2つがあります。どちらが合うかは、目標・予算・学習スタイルによって異なります。まずはそれぞれの特徴を整理してみましょう。

なお、Excelと並んでWordをどちらから学ぶべきか迷っている方は、ExcelとWordどちらから学ぶべき？初心者のための学習ロードマップも参考にしてください。

独学のメリットとつまずきやすいポイント

独学で関数が思うように身につかないと感じている方には、Excel関数が身につかない原因と対処法の記事も参考になります。

パソコン教室で学ぶと何が違うか——実務演習と即質問できる環境

パソコン教室の最大のメリットは、「わからないことをその場で解決できる」環境です。独学では「エラーが出て止まってしまった」「どうやって使えばいいかイメージが湧かない」という壁に何度もぶつかりますが、講師がそばにいればその場で解消できます。

また、多くのパソコン教室では実務に即した演習が用意されています。「架空の営業データでSUMIFを使う」「VLOOKUPで商品マスタから自動入力する」といった、実際の仕事に近い形で練習できるため、学んだことが「使えるスキル」として定着しやすくなります。

目的別・選び方の目安——まず試したいなら無料体験から

学習目的別の大まかな目安を整理すると、次のようになります：

• 仕事でとりあえずExcelを使えるようにしたい（入門レベル）：独学（書籍・無料サイト）で十分なケースも多い
• 転職・就職活動のためにExcelスキルを証明したい：パソコン教室でMOS対策コースを受講するのが近道
• 現在の業務を大幅に効率化したい：実務演習中心のパソコン教室が効果的

「教室に通うべきか迷っている」という方は、多くのパソコン教室で無料体験レッスンを実施しています。まずは体験して、カリキュラムや雰囲気を確認してから判断するのがおすすめです。全国の初心者向けパソコン教室の比較・検索はパソコン教室ナビでも行えます。

関数を「知っている」から「使える」へ変えるための実践ステップ

関数を定着させる3つの実践ポイント

関数の使い方を「頭で理解する」ことと、「実務で即座に使える」ことの間には大きなギャップがあります。そのギャップを埋めるために、次の3つを意識してみてください。

Excelスキルを次に伸ばすなら——ピボットテーブル・VBAへの道

基本関数を使いこなせるようになったら、次のステップとして以下の2つがおすすめです。

ピボットテーブル（データ集計・分析）：大量のデータを数秒で集計・分析できる機能です。関数と組み合わせることで、より高度な資料作成が可能になります。使い方はExcelピボットテーブルの使い方ガイドで詳しく解説しています。

VBA（業務の自動化）：前述の通り、マクロ・VBAは関数とは別の機能ですが、「繰り返し作業を自動化したい」という段階になったときに学ぶと業務効率が大きく向上します。VBAを学べる教室を探している方はExcelVBA・AccessVBAを学べるスクール比較5選も参考にしてください。

MOS資格の取得を目指す——Excelスキルを「証明」する選択肢

MOS（Microsoft Office Specialist）は、Microsoftが公式に認定するExcel・Wordなどのスキルを証明する資格です。就職・転職活動の際の自己PRとして活用できるほか、「体系的にExcelを学び直したい」という方の学習目標としても最適です。

MOS Excel（一般レベル）の試験範囲には、本記事で紹介したSUM・IF・VLOOKUPなどの基本関数が含まれています。詳細な試験範囲はオデッセイコミュニケーションズのMOS試験公式サイトでご確認ください。

MOS試験対策コースを提供しているパソコン教室を探したい方は、MOS試験対応のパソコン教室を探すからお近くの教室を比較できます。

よくある質問（FAQ）

Q1. VLOOKUPとXLOOKUP、初心者はどちらを覚えるべきですか?

使用しているExcelのバージョンによって異なります。Microsoft 365またはExcel 2021以降を使用している場合は、XLOOKUPのほうが機能が豊富で記述もシンプルなため、XLOOKUPを覚えることをおすすめします。一方、職場の環境がExcel 2019以前の場合や、多くの人と共有するファイルに使う場合は、VLOOKUPを優先するのが現実的です。両方の名前と概念を把握しておくと、どちらの環境にも柔軟に対応できます。

Q2. 関数を入力したらエラーが出てしまいます。どうすればいいですか?

まず数式バーを確認し、「=」から始まっているかをチェックしましょう。次によく出るエラーの意味を把握しておくと原因を特定しやすくなります。#NAME?は関数名のスペルミス、#VALUE!は引数の型が合っていない、#N/AはVLOOKUPなどで一致するデータが見つからない場合に表示されます。IFERROR関数を組み合わせることで、エラーが出ても見やすい文字列に置き換えられます。

Q3. マクロ・VBAと関数は何が違うのですか?

関数は「セルに数式を入力して計算結果を表示する」機能で、プログラミングの知識がなくても使えます。一方、マクロ・VBAは「Excelの操作をプログラムとして自動化する」機能です。より複雑な処理や繰り返し作業の自動化に向いています。まずは関数をしっかり使いこなしてから、必要を感じたタイミングでVBAに進むのが多くの場合おすすめの順序です。

Q4. MOS資格の試験にExcel関数は出題されますか?

はい、MOS Excel（一般レベル・上級レベル）の試験では、SUM・AVERAGE・IF・VLOOKUPなど、本記事で紹介した基本関数の操作が出題範囲に含まれています。試験の詳細は公式サイトでご確認ください。

Q5. Excelの関数はパソコン教室でも最初から教えてもらえますか?

多くのパソコン教室の「Excel基礎コース」にSUM・AVERAGE・IF・VLOOKUPなどの基本関数が含まれています。ただし、教室ごとにカリキュラムの内容や順番は異なります。受講前に無料体験レッスンや説明会を活用して、自分の目的に合ったカリキュラムかどうかを確認するのがおすすめです。